EDUCAUSE快速调查结果:软件，软件无处不在!机构如何管理资产?

EDUCAUSE正在通过共享现有数据和从高等教育界收集新数据，帮助机构领导人、技术专业人员和其他工作人员解决他们面临的紧迫挑战。本报告基于EDUCAUSE快速民意调查。QuickPolls使我们能够快速收集、分析和分享来自社区的关于特定新兴主题的输入。^脚注1

所面临的挑战

学院和大学必须提供和支持广泛的软件解决方案，以满足机构目标和学生、教师和工作人员的需求。采购、部署和维护满足这些不同需求的软件是具有挑战性的，如果不进行系统跟踪，可能会导致成本超支和资源效率低下。随着大量不同种类的软件程序的可用性，明智地管理不同角色、部门、单位和学科之间的多种软件许可类型、协议和消费也面临挑战。机构如何减少跟踪软件的混乱，增加软件使用的可见性，并减少(如果可能的话)和控制支出?软件资产管理(SAM)工具是自动化软件管理任务的程序，这些任务对于组织维护许可协议的遵从性是必要的。工具的特性各不相同，但许多工具提供库存、部署和遵从工具。审慎选择软件资产管理工具，可让机构有效而精确地追踪和管理软件。

底线

大多数受访者表示，他们的机构目前没有使用软件资产管理工具，或者他们不知道他们的机构是否使用这些工具。在那些表示他们的机构确实使用SAM工具的受访者中，就所使用的工具类型而言，似乎没有一个明显的领先者。此外，一些机构并没有刻意寻找他们使用的资产管理工具，而是实现了它们，因为这些工具与其他IT管理工具打包在一起。随着机构继续采用、升级和维护支持其成员和运营所需的各种软件许可证，技术领导者应该考虑仔细探索SAM工具，将其作为简化工作的潜在手段。

数据:机构在使用什么以及为什么

很少有机构使用资产管理工具。大部份受访者表示他们的机构目前没有使用资产管理工具(56%)或不知道他们的机构是否使用这些工具(19%)(见图1)。四分之一的受访者(25%)表示他们的机构使用资产管理工具，其中大部份受访者表示他们的机构使用一到两种工具(79%)。

SAM工具市场分散在一个长长的供应商列表中。那些表示其机构使用资产管理工具的受访者被要求说明使用哪些工具。总的来说，所报告的解决方案/工具各不相同。报告了28个独特的SAM工具，36%的工具被归类为“其他”工具，因为它们只报告了一次。最常见的工具是ServiceNow(16%)，这是一个云计算工作流管理平台(参见图2)。

SAM工具通常与其他东西打包在一起。那些表示他们的机构使用资产管理工具的受访者被要求描述他们的机构在决定使用哪种资产管理工具时最重要的因素。在他们的开放式评论中，许多受访者报告说，他们只是在使用SAM工具，而该工具恰好是其他IT管理工具的一部分。因此，对于一些机构来说，选择似乎是一种副产品，而不是针对特定资产管理需求的刻意选择。其他受访者指出，易用性、成本以及特定的特性和功能在他们的选择中很重要(见图3)。

数据:管理和软件跟踪

IT管理SAM工具。表示其机构使用资产管理工具的受访者被问及其中央IT部门是否负责管理这些工具，答案是肯定的(84%)(见图4)。报告IT部门不管理资产管理工具的受访者表示，他们的资产管理工具由机构的多个部门或单位管理，或由财务和会计部门管理。

机构正在追踪他们所支付的费用。表示其机构使用资产资产管理工具的受访者被要求描述在资产资产管理工具中跟踪的最常见软件程序。总的来说，被跟踪的软件是多种多样的(见图5)。受访者在他们的工具中确定了16个被跟踪的独特软件程序。最常见的两种软件是Adobe和微软软件。许多受访者没有指出具体的程序，但指出了被跟踪的程序的大致类别，如“所有购买和使用的软件”，或特定类型的软件，如企业软件、学术和教学软件，和/或本地软件。

数据:使用SAM工具的好处

软件资产管理工具减少了混乱。那些表示他们的机构使用SAM工具或解决方案的受访者也被要求描述他们的机构所经历的好处(见图6)。一位受访者表示，“软件许可和更新方面的混乱减少了”。许多受访者的评论反映了这种情绪，一些人指出SAM工具或解决方案使软件许可和使用更加可见，这有助于识别未使用的、不受支持的和重复的软件。一些人指出，跟踪这类信息可以为续订和购买决策提供信息，并通过识别不必要的软件来减少支出。受访者还表示，SAM工具或解决方案简化了软件管理，有助于合规审计和报告，并为用户创建一致的体验。

共同的挑战

增加SAM工具的采用。SAM工具使用率低可能意味着很多事情:(1)这些工具不需要，或者机构只是在学习如何在没有它们的情况下管理或运行;(2)缺乏对资产管理工具或解决方案的认识;(3)采用障碍。无论如何，随着最近高等教育预算的持续削减，以及软件和应用程序成本的上升，许多机构将继续专注于降低成本。通过采用软件资产管理工具，机构可以有策略地管理软件，增加软件开支的可见性，并识别浪费的开支。追踪谁在使用什么可以让机构有能力在不影响其成员和运营的情况下进行削减。

超越了便利性和可用性。一些机构正在使用包含在其他IT管理工具中的资产管理工具。展望未来，机构应更审慎地确定其特定的资产管理需求，以及哪些工具可满足这些需求。软件正变得越来越复杂，就像软件程序不是“一刀切”一样，SAM工具和解决方案也是如此。机构可能需要探索不同的选择，试水，并找到最适合他们的。

有前途的实践

各机构应致力于开发EDUCAUSE的资产和数据管理部分概述的四个“知”信息安全指南:高等教育的有效实践和解决方案．

1. 知道你拥有什么
2. 知道它在哪里
3. 知道谁拥有它，谁维护它
4. 知道这对学校有多重要

通过开发这四个“知道”，机构将能够识别、跟踪、分类和分配软件资产的所有权。这将帮助院校不仅简化软件管理流程，而且确保他们的软件资产能够支持校园社区的所有成员。机构可以很容易地开始使用电子表格。然而，更复杂的SAM工具可以帮助更有效、更系统地开发这些领域。

请注意

1. QuickPolls没有EDUCAUSE调查研究那么正式。它们在一两天内收集数据，而不是几周，并允许及时报告当前问题。这项调查于2022年11月28日至29日进行，由14个问题组成，得到了150份完整的回答。投票邀请已透过EDUCAUSE连接为专注于IT采购、IT服务管理、国家系统IT协作、行政系统管理和数字化转型的集团提供平台;我们无法将反应与具体的机构联系起来。我们的样本代表了一系列机构类型和FTE规模，大多数受访者(92%)代表美国机构。跳到正文中的脚注1。↩

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妮可Muscanell是EDUCAUSE的研究员。