EDUCAUSE快速调查结果:第三方服务协议和合同

EDUCAUSE正在通过共享现有数据和从高等教育界收集新数据，帮助机构领导人、技术专业人员和其他工作人员解决他们面临的紧迫挑战。本报告基于EDUCAUSE快速民意调查。QuickPolls使我们能够快速收集、分析和分享来自社区的关于特定新兴主题的输入。^脚注1

所面临的挑战

最近，美国教育部发布了一封“亲爱的同事信”，发布了关于第三方服务商(tps)的新指南。^脚注2在新的指导方针下，“第三方服务机构”和“活动”的定义要宽泛得多，对许多人来说也不清楚。更多的外包服务(例如，学生招募和保留、教学内容管理、市场营销)可以符合TPS的要求。这些变化让许多利益相关者感到困惑，不知道现在哪些合同属于这一新指导方针，他们需要做些什么才能保持合规，以及考虑到报告的最后期限不到6个月，是否有足够的时间采取适当的行动。在机构消化、计划和反应的过程中，重要的是不仅要考虑未来的步骤和影响，还要考虑第三方服务的决策和流程的当前状态。机构如何确保第三方服务的安全?这个过程是怎样的，谁参与决策?本快速民意调查调查了有关第三方服务的决策现状以及新指南发布的潜在影响。

底线

机构在选择和购买第三方服务的决策过程中没有发挥应有的协作作用;只有一些利益相关者有发言权。来自教育部的新TPS指导进一步增加了这些挑战。一些利益相关者甚至不熟悉这些变化，那些熟悉的人觉得准则中缺乏清晰度。随着机构寻求进一步澄清并开始回应，它们可能需要审查和更新围绕第三方服务采购的现有流程，重点关注沟通、透明度、协作决策和效率等领域。如果新的TPS指南继续存在，高校将需要审查大量现有合同，并在采用未来服务时面临更大的限制。与合规相关的挑战可能会促使机构采用更集中的实践，不管他们是否认为这对他们来说是最好的。现在解决采购过程中的一些一般性挑战，可能有助于机构在未来更好地适应。

数据:典型第三方服务一瞥

机构向第三方承包各种技术服务。我们让受访者想出一个他们最熟悉的第三方服务，并回答一些关于这个特定服务的问题。^脚注3.受访者发现了大量的服务，包括电子邮件、打印、文字处理软件、网络托管服务、SaaS应用程序、CRM、项目管理和LMS平台等。大部分受访者(83%)表示，该服务是他们的机构签署的典型合约类型。第三方服务中最常见的条款是安全性(78%)、学生隐私保护(60%)和机密性(59%)(见图1)。

数据:谁是决策者?

第三方服务的决策在一定程度上是集中的．超过一半(59%)的受访者表示，他们所在机构的第三方服务决策在一定程度上是集中的(即，一个集中的单位负责，但其他单位广泛参与)。超过五分之一(21%)的人表示决策根本不是集中的，只有4%的人表示决策完全集中。(见图2。)

在高等教育中，关于整个机构决策过程的沟通也可能是一个挑战。近三分之二(66%)的受访者表示，在选择第三方服务的决策过程中，只与受该服务影响最大的人进行了沟通。只有9%的人表示，他们与该机构的大部分或所有成员进行了广泛的沟通。超过四分之一的受访者(26%)表示，这一过程是封闭和保密的，这就提出了利益相关者认为保密是必要的或有益的程度的问题。(参见图3。^脚注4）

主管、经理和技术专业人员是关键的决策者．我们要求受访者思考谁参与了他们最熟悉的第三方服务的决策过程。超过一半(55%)的受访者表示，有多个单位或部门参与了这项服务的审批。据报道，最常参与决策过程的利益相关者是董事和经理(80%)、技术专业人员(75%)和c级领导(58%)。那些较少被报道参与的人是学术院长和系主任(33%)，教学设计师和教师开发人员(24%)，教师(20%)，学生事务专业人员(15%)和图书馆专业人员(14%)。(见图4。)

数据:致同事的信

许多人不熟悉这些新要求。令人惊讶的是，超过一半的受访者(56%)表示不熟悉教育部对教育培训计划的新要求。对于熟悉新要求的受访者，我们询问他们是否认为所有服务协议和合同都是新要求下的一种外包形式。回答是混合的——40%说知道，37%说不知道，23%说不知道。这些受访者还表达了他们对新要求的看法，并没有多少人赞成这些变化。只有11%的人觉得有点或非常有利，而54%的人觉得有点或非常不利(见图5)。

不确定性促使许多人寻求澄清．我们询问熟悉新要求的受访者，他们所在的机构目前正在做什么准备，以满足对tps的新要求。报告中最常见的行为是寻求进一步澄清(66%)，其次是参与讨论(54%)。超过四分之一的受访者(29%)表示，他们的机构已经在审查他们的合同，而17%的人表示，他们不知道他们的机构正在做哪些准备工作。(见图6。)

新指导方针的潜在影响尚不清楚。我们询问了熟悉新要求的受访者，他们认为对tps和机构的新要求将如何影响他们的机构。受访者指出，新要求缺乏明确性，并确定了从不确定性到重大中断等各种结果。在那些提到潜在的重大干扰的人中，一些人指出，需要更多的时间、精力和资源来确保遵守新的指导方针。其他受访者解释说，未来可能会对他们能够采用或继续使用哪些服务有所限制。

一旦新要求明确，我们将审查每一份合同，并可能修改协议，由第三方创建某些必要的证明。

(它)将极大地限制我们对未来的选择，并可能迫使我们放弃目前大量使用的服务，这些服务是一个高功能生态系统的一部分。

如果这一要求被采纳，将对识别当前产品/服务的工作量产生重大影响，这些产品/服务将需要监管以满足法规要求，并将延长收购新服务的过程。

如果该方法与草案一致，我们将采取非常广泛的方法。我们将确保大型学术内容提供商都在合同范围内。如今，这些人通常是由教授一门课程的教师或一个部门挑选的，没有中央监督。我们需要确保更加集中地覆盖这些内容，以实现兼容。这将限制教师在教学中迅速采用新产品的能力。

共同的挑战

需要有透明度和协作决策。受访者指出了在其机构选择第三方服务的决策过程中需要解决的一些挑战。缺乏沟通、协作和效率是机构面临的重大挑战。

学校和单位持有哪些第三方许可证，以及大型IT系统以外的企业许可证，几乎没有透明度。这种孤立的方法会导致相同服务的购买重叠、冗余和不兼容的系统、与供应商的议价能力下降以及企业许可的杠杆不足。

受访者还确定了以下方面的需要:

• 更短的审批时间
• 采购准则和框架，包括通知所有相关利益攸关方的政策
• 涉众对收购过程的理解
• 获取相关资源
• 考虑获得特定第三方服务的广泛影响
• 在确定需求和选择服务方面的治理和标准化
• 早期涉众参与，尤其是IT
• 来自法律和采购办公室的投入

有前途的实践

协作的、高效的过程是主要目标。受访者为支持第三方服务决策过程提供了各种有前景的实践。一般来说，协作、包容和效率是成功流程的关键。

• 与所有相关利益相关者进行协作和沟通，无论其级别或职位
• 发布过程模板和合同指南，包括平衡成本、需求和可用性的指导原则
• 集中一些流程以减少冗余，分散一些流程以实现灵活性和自定义
• 审查和评估数据治理、安全性和隐私
• 进行需求评估和评估市场趋势，以确定当前和未来的需求
• 进行用户试验和演示
• 使用。之类的工具审查供应商高等教育社区供应商评估工具包(HECVAT)维护预先批准的供应商的可搜索目录
• 减少审查过程所需的时间
• 及时了解当地(例如，州)和更高级别(例如，联邦，国际)法规的最新知识
• 直接与供应商合作，制定量身定制的方案

一如既往，EDUCAUSE有资源帮助您理解这些新出现的问题。请注意EDUCAUSE审查政策频道，并与其他成员讨论教育:联系社区团体如资讯科技采购及供应商管理。

笔记

1. QuickPolls没有EDUCAUSE调查研究那么正式。它们在一天内收集数据，而不是几周，并允许及时报告当前问题。这项调查于2023年3月20日至3月21日进行，包括22个问题，得到了185份回复。调查结果由EDUCAUSE工作人员通过电子邮件分发给NACUBO成员，EDUCAUSE成员通过相关渠道分发给NACUBO成员教育:社区团体。我们无法将反应与具体的机构联系起来。我们的样本代表了一系列机构类型和FTE规模。跳到正文中的脚注1。↩
2. Jarret卡明斯,"EDUCAUSE和第三方服务指导"EDUCAUSE2023年3月16日。跳到正文中的脚注2。↩
3. 只有那些表示至少“有点熟悉”在他们的机构中选择第三方服务的决策过程的受访者被包括在这个快速调查样本中。跳到正文中的脚注3。↩
4. 由于舍入误差，某些问题的答案比例可能会增加到100%以上。跳到正文中的脚注4。↩

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妮可Muscanell是EDUCAUSE的研究员。

Jenay罗伯特是EDUCAUSE的研究员。